ecusson de bouray

CAISSE DES ÉCOLES

DE BOURAY-SUR-JUINE

Réunion du Comité

du 06 Janvier 2017

 caisse des cole icone

L’an deux mille dix-sept, le six janvier, à vingt heures trente minutes, le Comité de la Caisse des Écoles, légalement convoqué, s’est réuni à la Mairie, sous la présidence de Monsieur Jacques CABOT, Président.

Étaient présents : M. CABOT, Président, M. Cyrille CHASSEFIERE, Vice-Président, MMes NICOLLE, BRANCION, MM. NOBILEAU, VIDAL, LEVIER, et WILHELM

Ont données leur pouvoir : Mme PERCHET

Absents Excusés : Mmes RESCOURIO, M. DUJON

Autres participants : Mmes DESCROIX, RICHARD, MM. SOUNOUVOU et BESSE

M. WILHELM est élu secrétaire de séance.

APPROBATION DU PROCÈS-VERBAL

Les procès-verbal des séances du 04 novembre et  du 05 decembre 2016 sont approuvés à l’unanimité.


1. ORGANISATION DU LOTO

Le LOTO annuel aura lieu samedi 28 janvier 2017 au gymnase de Bouray sur juine à partir de 18h (ouverture des portes).

Il y aura comme l'année dernière, 12 parties et 3 tombolas, réparties de la manière suivante :

• 3 x 3 parties pour les 3 catégories petits, adolescents, et adultes
• 3 parties 'gros lot', 1 dans chaque catégorie petits, adolescents, adultes
• 3 tombolas reparties au cours de la soirée

Comme à l'accoutumé, et afin d'acclimater les participants aux règles du LOTO, il y aura une partie qui comptera 'pour du beurre' ou quelque chose en approchant.


Matériel:


Il faut prévoir d'emmener le rétroprojecteur numérique. Mme Richard le récupéra après les vœux du Maire samedi 14 janvier. Il faudra en profiter pour faire un test des grilles de LOTO 'PC' sur ce rétroprojecteur (les grilles 'PC' sont disponibles auprès de Mme Perchet).

Les autres matériels indispensables à l'installation et bon déroulement de ce LOTO : les draps pour l'écran (merci à M. Nobileau de les avoir lavés et préparés pour l'occasion), agrafeuses, ciseaux, scotch, ainsi que le calicot de la CDE qu'il faudra afficher au niveau de l'estrade.

La sono est sur place à la salle, mais il faudra racheter des piles 9V pour les micros (Mme Nicolle).

Les jetons sont quant à eux stockés à la chaufferie de la Mairie avec les grilles.


Préparation / installation :

L'installation de la salle se fera à partir de 9h le samedi 28 juin. Il faudra un maximum de bénévoles pour procéder notamment à l'installation des tables, ainsi qu'à celle du podium. La fin de l'installation est prévue au plus tard pour 12h (mais cela va généralement beaucoup plus vite lorsque nous sommes nombreux !).

En fin d'après midi, un maximum de bénévoles sera également nécessaire pour préparer les sandwichs, et procéder aux derniers réglages de la manifestation (réglage sono, …).

M. Vidal prépara un 'Doodle' pour aider les bénévoles à s'inscrire sur les créneaux idoines.


Courses / Cafétéria :


Mme Nicolle se basera sur les quantités consommées en 2016 pour établir la liste des besoins à la bonne tenue de la cafétéria.
Les prix des denrées et sandwichs seront identiques à ceux de 2016. Les affichettes des prix seront à mettre sur les panneaux extérieurs de la buvette.
Nous comptons comme chaque année sur la générosité et la solidarité des parents pour nous aider à compléter l'offre de la cafétéria par des crêpes et autres gâteaux bien entendu !


Publicité pour le LOTO :


M. Chassefière réalisera la maquette des flyers 2017 qui sera ensuite dupliquée en Mairie. Les flyers seront ensuite diffusés via les carnets de liaison des écoliers avec l'aide des enseignants.
Des affiches seront également apposées sur les panneaux de la commune, ainsi qu'à la gare de Bouray.


Prix des grilles :


Nous reconduirons les mêmes prix que ceux pratiqués en 2016 (ex : 3 cartons enfants pour 2 euros, …).


Déroulement du LOTO / équipiers :


Il faut pour assurer un bon déroulement les équipes suivantes (penser à faire des rotations de personnes, 1/2 ou 1h par personne, cela passe très vite !) :


• 3 personnes à la vente des cartes, dès l'ouverture de la manifestation
• 2 personnes à l'entrée de la salle à l'ouverture de la manifestation
• 3 commissaires de salle chargés de contrôler les grilles complétées des participants.
• 3 personnes à la cafétéria
• 2 personnes à la table de marque


M. Vidal prépara un 'Doodle' pour aider les bénévoles à s'inscrire sur les créneaux ad hoc également.


Répartition des lots :


Discutée en séance. Nous remercions d'ores et déjà les entreprises et partenaires habituels pour les lots déjà récupérés. D'autres dons sont encore en attente de réception d'ici le 28 janvier prochain.


Les gros lots qui ont été décidés en séance seront achetés sur le budget de la CDE.


2. QUESTIONS DIVERSES


La Mairie nous demande de ne pas omettre de diffuser par mail le CR de réunion à l'accueil de la Mairie.


3. PROCHAINE REUNION


o La prochaine réunion du Comité se tiendra vendedi 20 Janvier 2017 à 20h30 à la Mairie de Bouray Sur Juine


Ordre du jour prévisionnel :

  • Finalisation de l 'organisation du LOTO
  • Questions diverses

L'ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à 22h04.