CAISSE DES ÉCOLES DE BOURAY-SUR-JUINE Réunion du Comité du 04 Novembre 2016

L’an deux mille seize, le quatre novembre, à vingt heures et trente minutes, le Comité de la Caisse des Écoles, légalement convoqué, s’est réuni à la Mairie, sous la présidence de Monsieur NOBILEAU.

Étaient présent(e)s : Mme. NICOLLE, Mme BRANCON, M. NOBILEAU, M.VIDAL et M.WILHELM

Ont données leur pouvoir : M.CHASSEFIÈRE, Vice-président

Absents Excusés : M CABOT, Président, Mme BENDAHMANE, Mme RESCOURIO, Mme PERCHET, M. DUJON, M.LEVIER

Autres participants : Mme DECROIX, M.BESSE, M.CAPUT

M. WILHELM est élu secrétaire de séance.

APPROBATION DU PROCÈS-VERBAL DE LA SÉANCE DU 4 OCTOBRE 2016

Le procès-verbal de la séance du 4 Octobre 2016 est approuvé à l’unanimité.

1. BILAN DE LA FANTOMARCHE

De manière globale, cette nouvelle édition a été un succès. Tentons de lister néanmoins les éléments de réussite, ainsi que quelques points d'amélioration.

Les points positifs :

A noter comme chaque année, une très bonne fréquentation (environ 200 personnes), avec un retour positif des familles dès la fin de la manifestation. L'ambiance a été très bonne (sombre et inquiétante, juste ce qu'il fallait) et les familles se sont montrées compréhensives quant à l'attente notamment à l’entrée dans le parc.

La boum à la salle a également été un succès. Il y a eu une très bonne participation des bénévoles, avec un bon relais entre eux pour servir au buffet notamment durant toute la soirée.

Une fois de plus, le DJ a été parfait, entrainant nos chérubins, ainsi que les papas et mamans, à danser sur une piste endiablée !

De nombreux gâteaux et autres préparations ont agrémentés le buffet, et ceci grâce également aux bénévoles et aux parents. Les enfants, comme les adultes ont pu ainsi se restaurer aisément.

Les points d'amélioration:

Malheureusement, personne ne s'était inscrit sur le site internet que ce soit pour faire les fantômes ou la préparation du site…

Il manqua ainsi cruellement de bénévoles pour la préparation à l'heure du RDV de 17h au Parc de la Tourbière. Sans l'anticipation de l'équipe municipale chargée des travaux sous pilotage de Georges, la tâche aurait été plus qu'ardue.

Les fantômes étaient quant à eux pour leur majorité aux « abonnés absents » encore à 17h45, tel point que les organisateurs envisageaient encore à ce stade une annulation de la manifestation.... (3 jeunes étaient alors déguisés).

Heureusement que la bonne volonté de quelques jeunes, venus à la base simplement prêter main forte à leur camarades pour les aider à se déguiser, les poussa à jouer eux aussi un rôle de fantômes. Un grand merci à ces jeunes ainsi qu'à la « famille fantôme » arrivée quelques minutes avant le début du spectacle.

Ainsi, à 18h30, la manifestation a pu commencer, avec 9 fantômes répartis dans le parc, dont

4 ou 5 improvisés fantômes à la dernière minute sur la base de leur bonne volonté et de leur gentillesse.

A noter également un manque de bénévoles pour mieux encadrer et guider les familles et enfants, et organiser l’entrée dans le parc. Quelques personnes de plus (au moins 4) auraient été appréciées.

Bref, sans toutes ces bonnes volontés (peu nombreuses malgré tout... et de dernière minute !), la fantomarche 2016 n'aurait sans doute pas eu lieu...

Achat de matériel pour l'année prochaine : prévoir l’achat de talkie-walkie (x 4) qui serviront à mieux communiquer entre chaque zone du parc (ils seront aussi utiles pour toutes les autres manifestations).

2. ORGANISATION DE LA BOUSE AUX JOUETS :

La manifestation est complète. 80 tables ont été réservées.

Publicité pour la manifestation :

Environ 1200 flyers et des dizaines d'affiches ont été réalisées. Ceux-ci seront distribués et placardés ce week-end des 5 et 6/11, ainsi que la semaine prochaine pour les flyers prévus pour la Gare de Bouray.

Une suggestion est émise en séance : pourrait-on aussi demander, par l'intermédiaire de la

Mairie de Bouray, aux mairies voisines disposant de panneaux lumineux d’information de faire de la publicité pour la bourse aux jouets ?

Organisation :

Il faut rapidement prévoir un lien sur le site internet pour les inscriptions. Le programme pour l'organisation est le suivant :

Samedi 12/11 :

Rdv à 14h devant l‘entrée de la Mairie : il faut au moins 10 personnes pour le dépotage et transport des livres depuis la Mairie (sous-sol) vers la salle des fêtes/gymnase.

Rdv 14h à la salle des fêtes : il faut au moins 10 personnes à la salle à 14h pour l’installation des tables, et le dépotage des livres. Mme Brançon ouvrira la salle.

Dimanche 13/11 :

Rdv à 8h au Gymnase : il faut au moins 10 personnes pour la préparation des sandwichs ainsi que pour l’accueil des exposants qui sera fait à partir de 8h30.

Il faudra au moins 3 à 4 personnes pour la buvette entre 11h30 et 14h, puis ensuite 2 personnes par heure par exemple à la buvette sur les autres plages horaires (10h- 11h30 et après 14h).

A partir de 17h, pour le rangement, il faudra au minimum 10 personnes pour le rangement et le nettoyage de la salle, ainsi que par la suite pour le rangement des bouquins non vendus à la Mairie.

Course :

Celles-ci sont d'ores et déjà prévues, Mme Nicolle se basera sur les listes établies l'année dernière en réajustant certaines quantités au mieux (rappel : quelques invendus l'an dernier).

Il faudra également penser à prendre la cafetière en Mairie.

Matériel :

De nouvelles étiquettes autocollantes seront nécessaires pour identifier les exposants (‘Exposant’) et les bénévoles de la CDE (‘Bénévole CDE’). La Mairie devrait ensuite pouvoir les imprimer.

Comme déjà proposé l'année dernière, et afin de limiter le stock de bouquins « hors d'âge », un achat de gommettes de la même couleur serait utile pour repérer les bouquins. Ceci permettra de faire le tri sur les bouquins invendus dans les prochaines années (1 couleur par année de manifestation).

Des affichettes sont à prévoir pour le fléchage des zones de stands et pour la buvette, tout comme les draps entreposés au sous-sol de la Mairie pour couvrir les tables d'exposition des livres, et enfin ne pas oublier le calicot de la CDE.

Autres :

Prévoir un bon pour un livre gratuit pour chaque exposant (soient environ 80 bons à réaliser)

Imprimer la liste des exposants (avec n° de téléphone) afin de pouvoir réaliser le placement dans la salle le dimanche matin.

3. VENTE DE CALENDRIERS DES ECOLIERS AU MARCHE DE NOEL:

Pour le samedi 27/11 à 9h, toutes les bonnes volontés sont évidemment les bienvenues pour aider à l’installation des stands.

La manifestation se déroulera dimanche 28/11 de 10h jusqu’à 17h.

Pour le stand de la CDE, un minimum de 2 personnes toutes les heures est souhaitable pour organiser un roulement de qualité.

Un lien d'inscription sera fait sur le site internet de la CDE.

Nous devons confirmer rapidement avec l’école et le centre de loisirs la date de fourniture des dessins et des boules de noël (car il y aura la plastification des calendriers notamment à faire avant le samedi !).

Dès l'obtention des calendriers, un atelier de préparation est à prévoir (découpe, collage, plastification).

Matériel nécessaire:

De nouvelles pochettes A4 à plastifier (~300) sont nécessaires, ainsi qu’une ramette de feuille cartonnée de couleur. Il faudra aussi faire imprimer les calendriers via la Mairie.

4. VENTE DES SAPINS DE Noël :

Les flyers ont été distribués dans les cahiers des écoliers, et dans les boîtes aux lettres des bouraysiens. Quelques flyers seront aussi disponibles lors de la bourse aux jouets.

Rappel de l'organisation de la distribution :

Il faudra au moins 4 personnes sur chaque matinée (samedis 3 et 10/12) de 8h30 à 11h30.

Un lien d'inscription sera mis en place pour ce faire sur le site de la CDE.  

5. QUESTIONS DIVERSES :

Bien que le paragraphe « Questions diverses » ne fusse pas indiqué à l’ordre du jour de cette séance (omission dans la convocation), Monsieur NOBILEAU demande à prendre la parole pour exprimer son inquiétude sur le devenir de la Caisse des Écoles de Bouray-sur-Juine dans l’éventualité de la création d’une commune nouvelle.

Après concertation, cette inquiétude est également ressentie par le Bureau et est donc rapportée ici.

En effet, diverses informations circulent dans le village qui engendrent parfois la confusion dans l’esprit des habitants.

Ainsi, si le projet est voté par les deux communes de BOURAY et LARDY, ces deux communes devenues communes déléguées devraient en principe conserver leur autonomie de gestion de leurs Caisses des Écoles respectives jusqu’aux prochaines élections municipales.

A la suite de ces élections, de la fusion des deux communes et la création d’une nouvelle commune, il n’y aurait semble-t-il plus qu’une seule Caisse des Écoles gérée par une nouvelle municipalité dont le siège serait, en toute logique, à Lardy où siègeront une majorité de conseillères et conseillers issus de Lardy.

Or depuis des dizaines d’années, le Comité de la caisse des écoles de BOURAY a su, grâce à ses diverses actions et manifestations, créer un tissu associatif fort dans l’intérêt des enfants scolarisés à BOURAY.

Plusieurs questions se posent alors :

• Malgré la création d’une nouvelle commune, conserverons-nous une autonomie propre ?

• Qu’en sera-t-il du budget alloué par la nouvelle CDE aux écoles de BOURAY ?

• Pourrons-nous continuer nos diverses animations ?

Le Comité de la caisse des écoles demande donc à M. Cabot, Maire de Bouray, des éclaircissements sur ces points.

6. PROCHAINE REUNION

• La prochaine réunion du Comité se tiendra exceptionnellement Lundi 5 Décembre 2016 à 20h30 à la Mairie de BOURAY SUR JUINE

• Ordre du jour prévisionnel :
  • Bilan de la bourse aux jouets
  • Bilan du marché de Noël
  • Préparatifs de la vente des sapins
  • Organisation du Loto
  • Questions diverses

L'ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à 22h26.